Мы предоставляем уникальный комплекс услуг на всех этапах автоматизации бизнес-процессов управления документами: от подготовки до внедрения и сопровождения.
Подготовка
Обследование бизнес-процессов управления документами и регламентирующих документов компании «как есть»
Сбор и обобщение требований по совершенствованию бизнес-процессов
Аудит существующих информационных систем
Определение функциональных и технических требований к системе управления документами, выбор ключевых технологий
Идентификация требований законодательства, относящихся к бизнес-процессам и информационным системам управления документами клиента
Определение ключевых рисков, связанных с внедрением системы управления документами
При проведении обследования часто оказывается, что каждое подразделение компании по-своему понимает цели и ожидаемые результаты проекта
Оценка
Определение и приоритезация критериев оценки ИТ-решений, их производителей и поставщиков
Формирование «короткого списка» ИТ-решений и подрядчиков
Запрос коммерческих предложений, организация демо-сессий и референс-визитов
Планирование и бюджетирование проекта
Подготовка конкурсной документации
Организация и проведение тендеров
Каждый рубль, потраченный на консалтинг на этапе подготовки проекта экономит в среднем 5 рублей на этапе реализации
Реализация
Реинжиниринг бизнес-процессов, разработка регламентов и процедур с учетом автоматизации и перехода к безбумажному документообороту
Аудит и контроль качества проектных решений
Разработка и оптимизация форм отчетности
Формирование матриц ролей и полномочий
Разработка политики применения ЭЦП
Разработка процедур миграции данных, интеграции и управления нормативно-справочной информацией (НСИ)
Сбор и подготовка НСИ к загрузке в систему
Разработка Программы и методики испытаний
Тестирование и приемка системы и проектной документации
В большинстве случаев подрядчик, внедряющий систему,ожидает, что работа по изменению бизнес-процессов будет осуществлена клиентом самостоятельно
Внедрение
Разработка должностных инструкций, пользовательских руководств и интерактивных видеокурсов
Организация и проведение учебных семинаров, аттестация персонала
Формирование службы поддержки (Service Desk)
Подготовка маркетинговых и информационных материалов
Организация и проведение мероприятий по информированию персонала
Разработка схем мотивации, направленных на использование новых и отказ от применения старых практик работы с документами
Группа Optima объявляет о завершении проекта по модернизации системы электронного документооборота в ОАО «Томскгазпром».Система электронного документооборота была реализована на базе новой версии платформы OPTIMA-WorkFlow.
